Une fois que vous décidez d'utiliser

Réunion préalable à l'attribution

Lorsque vous utilisez la grande salle, la petite salle, la salle d'exposition et le gymnase

Lors de l'utilisation de l'installation pour un événement ou un événement jugé nécessaire à la gestion de l'installation, veuillez en principe vous munir des documents suivants et rencontrer le personnel environ un mois avant la date d'utilisation.

1. Programme ou tableau de progression, dépliants, plan de sécurité, billet d'entrée (à titre d'exemple).
2. En plus de ce qui précède, les événements dans la grande salle sont le dessin de scène, le dessin d'éclairage et le dessin acoustique.
   (En cas d'indécision, veuillez nous indiquer le nom du responsable et les coordonnées.)

Lors de l'utilisation de la salle de répétition, du studio de musique, de la salle de conférence, de la salle de style japonais, du salon de thé, de la salle d'art

Veuillez organiser une réunion avec le personnel au sujet de l'aménagement de la chambre et des installations accessoires à utiliser au moins 2 jours avant la date d'utilisation.

Lors de la vente de marchandises

Veuillez vous assurer de soumettre une «Demande d'approbation des ventes de marchandises, etc.» distincte.

Formulaire de notification de vente de produit

Notification aux bureaux gouvernementaux compétents, etc.

En fonction du contenu de l'événement, il peut être nécessaire de notifier les offices publics concernés suivants.
Veuillez vérifier à l'avance et suivre les procédures nécessaires.

Publicité

• Veuillez préciser le nom de l'organisateur, ses coordonnées, etc. sur des affiches, des dépliants, des billets d'entrée, etc.
• Si vous souhaitez publier des affiches et des dépliants dans le hall, veuillez nous en informer. (Limité aux événements organisés à l'hôtel)
• Veuillez nous le faire savoir car vous pourrez peut-être afficher le panneau à l'endroit désigné uniquement le jour de l'événement.
• Vous pouvez publier gratuitement des informations sur votre événement dans le magazine et le site web de l'Association de promotion culturelle de la ville d'Ota. (Veuillez noter que nous pourrions ne pas être en mesure d'accepter certains contenus.)
  Veuillez remplir le formulaire prévu à cet effet et le remettre au personnel de l'établissement. Les demandes peuvent également être déposées sur notre site web.

Formulaire de demande de calendrier de représentation

Formulaire de demande de publication du calendrier des performances (application WEB)

À propos de la gestion des installations

• Le jour de l'utilisation, veuillez présenter votre formulaire d'autorisation d'utilisation à la réception au premier sous-sol avant d'utiliser la salle.
• En prévision de la survenue d'une catastrophe, veuillez tenir des discussions détaillées avec le personnel concernant les directives d'évacuation pour les visiteurs, les contacts d'urgence, les premiers secours, etc., et prendre des mesures approfondies telles que le déploiement de personnel pour organiser l'évacuation.
• En vertu de la Loi sur les pompiers, veuillez respecter strictement la capacité des visiteurs.Il ne peut pas être utilisé au-delà de la capacité.
• En cas d'accident ou de personne malade, avertissez immédiatement le personnel et suivez les instructions.
• L'hôtel n'assume aucune responsabilité en cas de vol, soyez donc prudent.
• Des salles pour les tout-petits sont disponibles au rez-de-chaussée et au 1e étage. Veuillez donc informer un membre du personnel si vous souhaitez les utiliser. Veuillez noter que les enfants doivent être pris en charge par eux-mêmes.
• Après utilisation, remettez le matériel accessoire usagé dans son état d'origine.De plus, assurez-vous d'emporter vos effets personnels avec vous et de ne pas les laisser dans l'établissement.
• Si vous endommagez ou perdez des installations ou des équipements, nous réclamerons une indemnisation pour les dommages.
• Veuillez rapporter à la maison les déchets générés par les repas et les boissons ainsi que les déchets générés sur la scène.S'il est difficile de le ramener à la maison, nous le traiterons moyennant des frais, alors veuillez nous en informer.
• S'il est nécessaire de gérer l'installation, un membre du personnel peut entrer dans la salle que vous utilisez.
• L'organisateur est chargé d'organiser et de guider les visiteurs, de les attraper et de les divertir.Selon l'événement, l'organisateur peut préparer le personnel pour la scène, l'éclairage, le son, etc.
• S'il est prévu qu'un grand nombre de visiteurs viendra avant l'heure d'ouverture, ou s'il existe un risque de confusion au moment de l'événement, il est de la responsabilité de l'organisateur de désigner un nombre suffisant d'organisateurs.
• Veuillez vous assurer que l'organisateur observe ce qui suit et informe les visiteurs.
  1. Ne collez pas de papier, ruban adhésif, etc. sur les murs, les piliers, les fenêtres, les portes, les planchers, etc., et ne frappez pas les clous ou les montants sans permission.
  2. Ne vendez ni n'affichez de marchandises, ne distribuez pas d'imprimés ou ne faites rien de similaire sans autorisation.
  3. N'apportez pas d'objets ou d'animaux dangereux (à l'exception des chiens d'assistance) sans autorisation.
  4. Il est interdit de fumer dans tout le bâtiment.Ne pas manger, boire ou fumer sauf dans les zones désignées.
  5. Ne produisez pas un volume qui pourrait interférer avec la gestion de l'installation ou causer des inconvénients à autrui.
  6. Ne causez aucun inconvénient aux autres, comme faire du bruit, crier ou utiliser la violence.

À propos de l'utilisation du parking

• Il y a un organisateur spécial au 2ème étage du sous-sol. (Hauteur limite 2.1 m)
• Nous vous remettrons un ticket de parking à l'organisateur. (Nombre limité) Ne peut pas être utilisé sans ticket de parking.
• Veuillez poster votre ticket de parking sur le pare-brise de votre voiture.
• Il n'y a pas de place de parking pour les utilisateurs généraux.
• L'organisateur doit s'assurer que les utilisateurs généraux ne viennent pas en voiture.

Utilisation du fauteuil roulant

• Veuillez entrer par l'entrée principale au 1er étage de l'escalier.Veuillez utiliser l'ascenseur pour atteindre chaque chambre.
• Si vous entrez depuis le parking au 2ème étage du sous-sol, vous pouvez utiliser le dispositif de montée d'escalier, bien qu'il y ait des marches. (Poids jusqu'à 150 kg) Si vous nous contactez à l'avance, un membre du personnel sera en attente.
• Des toilettes polyvalentes sont situées au 1er sous-sol, dans le grand hall au 1er étage et au 3ème étage.
• Des fauteuils roulants à louer sont également disponibles dans le bâtiment, veuillez donc nous le faire savoir si vous le souhaitez.

autre

• Notre établissement a été désigné comme refuge d'évacuation supplémentaire pour le quartier d'Ota en cas d'inondation. Si l'ouverture d'un refuge d'évacuation est ordonnée, nous pourrions vous demander de suspendre son utilisation.
• Notre hôtel est désigné comme bureau de vote pour les élections. Par conséquent, selon le calendrier électoral, nous pourrions annuler votre réservation et vous rembourser l'intégralité du montant, même si vous avez déjà réglé les frais d'utilisation. Nous vous remercions de votre compréhension.